Меню

Outlook синхронизация двух папок



Что делать при долгой синхронизации папок в Outlook

Каждый раз, при запуске Outlook, происходит синхронизация папок. Это необходимо для получения и отправки корреспонденции. Однако, бывают такие ситуации, когда синхронизация может не только длиться очень долго, но и вызывать различные ошибки.

Если вы уже столкнулись с такой проблемой, тогда прочитайте эту инструкцию, которая поможет вам решить эту проблему.

Если у вас Outlook «повисает» на синхронизации и не реагирует ни на одну команду, тогда попробуйте зайти в программу в безопасном режиме, предварительно отключив интернет. Если же синхронизация завершилась с ошибкой, то программу можно не перезапускать и переходим сразу к действиям.

Заходим в меню «Файл» и кликаем по команде «Параметры».

Здесь, на вкладке «Дополнительно» переходим в раздел «Отправка и получение» и нажимаем «Отправить и получить».

Теперь в списке выделяем пункт «Все учетные записи» и нажимаем кнопку «Изменить».

В окне «Настройки отправки и получения» выделяем нужную учетную запись и переводим переключатель «получение почты» в положение «Использовать поведение, определенное ниже».

Теперь отмечаем галочкой папку «Входящие» и переводим переключатель в положение «Загружать только заголовок».

Далее требуется перезапустить почтовый клиент. Если вы заходили в безопасном режиме, то запустите Outlook в обычном, если же нет, то просто закройте и откройте программу заново.

Источник

Синхронизация только подмножества элементов в общих почтовых ящиках или в общедоступных папках в Outlook 2016

Исходный номер статьи базы знаний: 3140747

Симптомы

В Microsoft Outlook 2016 вы найдете меньше сообщений в папке «Общие почтовые ящики» или «Избранное» общедоступной папки, чем ожидалось. Кроме того, могут отсутствовать старые элементы.

В нижней части списка сообщений электронной почты отображается одно из следующих сообщений:

В настоящее время отображаются все сообщения старше 3 дней.

В настоящее время отображаются все сообщения старше 1 недели.

В настоящее время отображаются все сообщения старше 2 недель.

В настоящее время отображаются все сообщения, возраст которых превышает 1 месяц.

В настоящее время отображаются все сообщения, возраст которых превышает 3 месяца.

В настоящее время отображаются все сообщения старше 6 месяцев.

В настоящее время отображаются все сообщения старше 12 месяцев.

В настоящее время отображаются все сообщения старше 24 месяцев.

Количество дней, недель или месяцев, отображаемых в сообщении, зависит от того, что было настроено для параметра почта для сохранения в автономном режиме в Outlook. Например, если присвоить этому параметру значение 1 (месяц), в сообщении будут отображены все сообщения старше 1 месяца, как показано на следующем снимке экрана.

Кроме того, при поиске в общем почтовом ящике или в общедоступной папке, в результатах поиска отсутствуют старые элементы.

Причина

Начиная с Outlook 2016, параметр почта для сохранения автономной работы применяется к своему почтовому ящику, общим почтовым ящикам и избранной папке «Избранное» при соблюдении следующих условий:

  • Outlook настроен на использование режима кэширования Exchange.
  • Включены Общие папки загрузки и параметры избранных общедоступных папок .

В отличие от папок вашего почтового ящика, общие почтовые ящики и общие папки «Избранное», на которые влияет параметр » почта для сохранения в автономном режиме «, не предоставляют ссылку на просмотр дополнительных элементов на сервере, на котором работает Exchange Server. Кроме того, при поиске в общих почтовых ящиках и в избранных общедоступных папках, на которые влияет параметр почта для сохранения в автономном режиме , в результатах поиска возвращаются только те элементы, которые кэшируются на локальном компьютере. Старые элементы общих почтовых ящиков и общедоступных папок в папке «Избранное», которые хранятся на сервере, не возвращаются в результатах поиска.

По умолчанию в Outlook используется параметр загружать общие папки , а параметр загружать общедоступные папки отключен. В этой конфигурации Настройка » почта для сохранения автономной работы » не применяется к избранным общедоступным папкам, так как эти папки не кэшируются.

Решение

Точно следуйте всем указаниям из этого раздела. Внесение неправильных изменений в реестр может привести к возникновению серьезных проблем. Прежде чем приступить к изменениям, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай возникновения проблем.

Чтобы устранить эту проблему, измените поведение функции автономной почты Outlook. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Способ 1: использование Outlook

Вы можете настроить Outlook для хранения большей части почты в автономном режиме. Это приведет к отображению большей части почты, которая находится в папке «Общие почтовые ящики и общедоступная папка». Чтобы изменить этот параметр, выполните указанные ниже действия.

В Outlook 2016 выберите Параметры учетной записи, на вкладке файл , а затем выберите Параметры учетной записи.

Выберите учетную запись Exchange, а затем нажмите кнопку изменить.

Переместите ползунок для параметра почта для режима автономной работы в нужное время.

Читайте также:  Синхронизация компьютера с сервером времени в интернете

Переместите ползунок на параметр все, если вы предпочитаете хранить все сообщения в кэше на локальном компьютере.

Нажмите кнопку Далее.

В появившемся окне сообщения с сообщением о том, что эта операция не будет завершена, пока вы не перезапустите Outlook, нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Готово, а затем кнопку Закрыть.

Закройте и перезапустите Outlook.

Параметр ползунка синхронизация в режиме кэширования поддерживается в параметрах профиля Outlook в реестре Windows. Если вы хотите администрировать этот параметр с помощью групповой политики, вы можете использовать шаблоны групповой политики. Они доступны на веб-сайте Майкрософт. Файлы шаблонов групповой политики — Outlk16. ADMX и Outlk16. ADML. Если вы используете групповую политику для управления этим параметром, Outlook использует следующие данные реестра:

Субэй: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode
DWORD: SyncWindowSetting
Значение: целое значение (десятичное)

Используйте только следующие параметры значений:
= все (весь почтовый ящик)
1 – 1 месяц элементов электронной почты
3 = 3 месяца элементов электронной почты
6 = 6 месяца элементов электронной почты
12 = 12 месяца элементов электронной почты
24 = 24 месяца элементов электронной почты

В пользовательском интерфейсе Outlook 2016 вы можете установить для параметра почта для автономной работы значение дополнительные значения 3 дня, 1 неделии 2 недели. 3 мая 2016 г. Обновление для Outlook 2016 позволяет настроить эти дополнительные значения с помощью SyncWindowSettingDays данных реестра. Дополнительные сведения о настройке Outlook 2016 со следующими дополнительными значениями можно узнать в статье Update позволяет администраторам устанавливать дополнительные окна почты и синхронизации календаря по умолчанию для новых учетных записей Exchange в Outlook 2016.

Способ 2: использование реестра

Настройка реестра таким образом, чтобы почта, которая должна храниться в автономном режиме , больше не применяется к общим почтовым ящикам и избранным папкам.

Закройте приложение Outlook.

Откройте редактор реестра. Для этого воспользуйтесь соответствующим методом для используемой версии Windows.

Windows 10, Windows 8,1 и Windows 8

Нажмите клавишу с логотипом Windows + R, чтобы открыть диалоговое окно » выполнить «. Введите regedit.exe, а затем нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Пуск, введите regedit.exe в поле начать поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.

В редакторе реестра найдите и выберите следующий подраздел реестра:

В меню Правка выберите пункт создать, а затем — значение DWORD (32-бит).

Введите в качестве имени нового значения DWORD следующую команду:

Дважды щелкните значение DisableSyncSliderForSharedMailbox .

В поле значение введите 1и нажмите кнопку ОК.

Закройте редактор реестра.

Вы также можете добавить DisableSyncSliderForSharedMailbox значение реестра в куст политик следующим образом:

Подраздел: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode
DWORD: DisableSyncSliderForSharedMailbox
Значение: целое число (десятичное число), задающее число месяцев

Используйте только следующие параметры значений:
= Параметр » почта для сохранения автономной работы » влияет на общие почтовые ящики и общую папку
1 = Параметр почта для сохранения автономной версии не влияет на общие почтовые ящики и общую папку «Избранное»

Дополнительные сведения

Дополнительные сведения о настройке почты в Outlook можно найти в следующих статьях:

Источник

Создание и совместное использование общедоступной папки в Outlook

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Общедоступные папки в Outlook предоставляют прекрасные возможности для сбора, упорядочивания и совместного использования сведений относительно определенных тем и проектов в пределах организации. В данном случае «общедоступный» означает видимый для сотрудников организации, а не для всех пользователей. Добавляя сообщение в общедоступную папку, вы не отправляете его электронным письмом, поэтому оно не попадает в чей-то почтовый ящик. Вместо этого пользователи могут в любое время обращаться к общедоступной папке, чтобы просмотреть интересующие их записи.

Важно: Для использования общедоступных папок с Outlook необходимы Microsoft Exchange Server и учетная запись электронной почты Exchange. Многие домашние и личные учетные записи электронной почты не используют Exchange.

Шаг 1. Сотрудничество с администратором Exchange

Ваша организация может запрещать использование общедоступных папок или вводить специальные политики их использования. Это можно узнать у администратора. Если в вашей организации разрешено и поддерживается использование общедоступных папок, но нет общедоступной папки верхнего уровня, попросите администратора Exchange создать ее.

При наличии доступа к общедоступной папке верхнего уровня нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения ее содержимого в области папок Outlook.

Шаг 2. Создание папки

Нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения общих папок в области папок.

Важно: Если вы не видите раздел Общих папок в области папок, ознакомьтесь со статьей администратором электронной почты Exchange. Они должны настройку.

Читайте также:  Отменить синхронизацию chrome с компьютером

Нажмите элемент Общие папки правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

Присвойте имя папке и нажмите ОК.

Можно добавить общую папку в папки «Избранное» . Нажмите в Outlook Web App можно выполнить определенные функции в этих же общедоступные папки, такие как создание, обновление или удаление элементов. Эти действия можно выполнять в общие папки календаря, контактов, почта и опубликовать.

Чтобы добавить общую папку «Избранное», щелкните правой кнопкой мыши папку, а затем выберите пункт Добавить в Избранное. .

Сведения о том, как использовать Избранные папки в Outlook Web App содержатся Работа с папками сообщений в Outlook Web App.

Шаг 3. Назначение пользователям и группам разрешений на доступ к папке

По умолчанию Outlook предоставляет разрешения только вы, как автор общей папки, поэтому необходимо специально предоставить разрешения пользователям, чтобы они могли читать и отправлять содержимое в папке. Узнайте, как изменять разрешения для общей папки.

Начало работы с общедоступными папками

Ниже приведены стандартные примеры использования общедоступных папок в пределах организации.

Интерактивные обсуждения

Храните каждую тему обсуждения в отдельной вложенной папке. При необходимости назначьте разрешения для каждой вложенной папки (если нужно ограничить доступ к папкам, содержащим конфиденциальные сведения). Можно также назначить модератора для каждой темы, чтобы контролировать добавление записей и удалять записи, которые не отвечают корпоративным стандартам или нарушают политику организации.

Совместное использование календарей, списков контактов и списков задач

Можно добавлять к записям календари, контакты, задачи или списки задач, чтобы поделиться ими с пользователями, у которых есть доступ к общедоступной папке. Это упрощает общение и совместную работу над командными проектами.

Отличия между почтовыми и общедоступными папками

При переходе от почтовой к общедоступной папке кнопка Создать сообщение над областью папок меняется на кнопку Создать запись, так как в общедоступной папке создают записи, а не отправляют сообщения.

При создании ответа на запись в общедоступной папке нет кнопки Ответить всем, потому что вашу запись видят все пользователи, просматривающие содержимое папки.

Подробнее о папках Outlook

Создание общей папки и укажите разрешения, представлений, форм и правил

Создание общей папки, необходимо иметь разрешение на создание папки в общей папке на существующий. Дополнительные сведения о том, как получить разрешение, обратитесь к администратору.

В меню файл выберите команду Создать и выберите пункт Папка.

В поле Имя введите имя папки.

В поле Папка выберите нужную папку, которую вы хотите создать.

В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

Для быстрого запуска в общую папку с существующими элементами:

В списке папок, в области навигации, щелкните папку, который нужно скопировать.

В меню файл выберите пункт Папка и щелкните имя папки Копировать.

В списке выберите нужное расположение скопировать папку.

В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которую вы хотите поделиться и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки задать разрешения для папки общего доступа. Одновременно можно задать разрешения только для одной папки.

Откройте вкладку разрешения.

Нажмите кнопку Добавить.

В поле поиска введите имя человека, который вы хотите предоставить разрешения на общий доступ.

Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В списке имя выберите имя человека, которого вы только что добавили.

В разделе разрешения выберите нужные параметры.

Примечание: Вы можете назначать всех, кто имеет доступ к папке те же разрешения, нажав кнопку по умолчанию в списке имя.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Создание представления с нуля

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

Выберите команду Создать.

В поле Имя представления введите имя.

В поле Тип представления выберите нужный тип представления.

Чтобы указать, где будет доступно представление, выберите параметр в группе может быть использовано.

Нажмите кнопку ОК.

Для дальнейшей настройки представления, в поле Описание, нажмите кнопку и выберите нужные параметры, которые вы хотите использовать.

Завершив выбор параметров, нажмите кнопку ОК.

Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.

Создание нового представления на основе стандартного

Перейти к представление будет создано новое представление на.

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.

Для каждого типа изменений, которые нужно внести в поле Описание нажмите кнопку и выберите нужные параметры.

После внесения изменений нажмите закройте диалоговое окно Настройка представления .

В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

В поле представления для папки имя_папки выберите пункт Текущее представление.

Читайте также:  Как синхронизировать аккаунт google с icloud

Нажмите кнопку Копировать.

В поле Имя представления введите имя.

Чтобы указать, где будет доступно представление, установите соответствующий переключатель в разделе Может быть использовано.

Примечание: Новые представления добавляются в Текущее представление подменю (в меню Вид выберите пункт Упорядочить по ).

Чтобы изменить представление по умолчанию для общей папки, необходимо иметь разрешение владельца папки и должен быть по крайней мере один настраиваемое представление, определенные для папки, оно будет видно всем.

В Cписок папок, в Область навигации щелкните общую папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Перейдите на вкладку Администрирование.

Если вкладка » Администрирование » не отображается, у вас нет разрешения владельца.

В списке исходное представление выберите представление, которое будет отображаться при каждом открытии папки.

Представление Microsoft Outlook по умолчанию для элементов данного типа отображение обычного режима в папке.

Необходимо иметь разрешение редактор, ответственный редактор или владелец для добавления формы частных общую папку или в общую папку. Если папка находится в общей папке, и у вас есть разрешения владельца, можно ограничить формы, доступные другим пользователям, использующим папку.

В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Перейдите на вкладку формы.

Чтобы добавить форму в список связанных форм с этой папки, выберите пункт Управление, а затем указать форму.

Нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы ограничить список форм, которые должны быть доступны другим пользователям, использующим папке, выберите параметр в группе Разрешить эти формы в этой папке.

Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки создать или изменить правила для него.

В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которую вы хотите создать или изменить правила и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Перейдите на вкладку Администрирование.

Щелкните папку помощника.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить правило.

Чтобы изменить существующее правило, щелкните правило в списке и нажмите кнопку Изменить правило.

Введите условия, которым должно удовлетворять действие, выполняемое элемент. Несколько условий нажмите кнопку Дополнительно.

В разделе выполнить следующие действия выберите нужные параметры.

Примечание: При создании правила активен по умолчанию.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Предоставление доступа к календарю

Создайте новую папку и выберите в списке папка содержит элементы календаря.

В списке Поместить папку в: щелкните папку Календарь и нажмите кнопку ОК.

Добавьте в папку собрания и события.

Совместное использование списка контактов

Создайте новую папку и выберите в списке содержимое папки контактов элементы.

В списке Поместить папку в выберите пункт Контакты и нажмите кнопку ОК.

Добавление контактов в папку.

Примечание: Общий список контактов отображается в Outlook или адресной книги.

Совместное использование списка задач

Создайте новую папку и выберите в списке содержимое папки задач элементы.

В списке Поместить папку в выберите пункт задачи и нажмите кнопку ОК.

Добавление задач в папку.

Примечание: При копировании списка задач в общедоступную папку невозможно Копировать поручение в общую папку или создать поручение из общей папки.

Опубликуйте сведения в общей папке

Откройте общую папку, которую требуется поместить данные в.

Использование формы по умолчанию для публикации информации, выберите в меню файл, выберите команду Создать и выберите команду Записка в папке.

В форме введите сведения, которые вы хотите опубликовать.

Нажмите кнопку Опубликовать.

Создание управляемой общей папки

Чтобы назначить управляемой папки, необходимо иметь разрешение владельца для общей папки.

В Cписок папок, в Область навигации щелкните общую папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

На вкладке » Администрирование » нажмите кнопку Управляемая папка.

Установите флажок задать папку в качестве управляемой папки.

В диалоговом окне Переслать новые сообщения введите имя пользователя, который получает входящие сообщения или имя другой общей папки, где хранятся сообщения для проверки. Управляющий, который просматривает указан на шаге 6.

Необязательно: Для автоматической отправки ответа при получении нового сообщения модератор, выберите параметр в разделе ответа на новые сообщения.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

«Спасибо отправленный. Обратите внимание, сообщения, отправляемые в некоторые папки или тематические группы, проверяются определить, является ли они должны быть доступны публично. В таком случае будет задержку перед разрешенных отправок можно просматривать другие пользователи.»

Нажмите кнопку настраиваемый ответ и выберите шаблон. Введите текст ответа.

Модераторы не будете получать эти ответы отправки сообщения.

Чтобы добавить или удалить имена пользователей, которые модераторы, нажмите кнопку Добавить или Удалить.

Необязательно: Чтобы просмотреть свойства выбранного модератора, нажмите кнопку Свойства.

Источник